Meteen naar de inhoud

Fünf Fallstricke bei der Einstellung Ortsansässiger Mitarbeiter im Ausland

Stellen Sie Mitarbeiter im Ausland ein? Lesen Sie unsere Tipps womit Sie Fallstricke und unnötige Kosten vermeiden können.

Als Arbeitgeber, der im Ausland einen ortsansässigen Verkäufer oder Vertreter sucht, gehen Sie vermutlich davon aus, dass Sie wie gewohnt ihre bekannten Regeln anwenden können –schließlich sind das die Regeln, die Ihnen seit Jahren vertraut sind.

Verständlich, aber eben nicht ohne Risiko!

Wir bieten unsere Dienstleistung in folgenden Ländern an:

NiederlandeBelgienDeutschland, Italien, Frankreich und Großbritannien

Wir beschreiben hier also fünf Fallstricke, wobei wir exemplarisch davon ausgehen, dass Sie ein deutsches Unternehmen repräsentieren, das in den Niederlanden einen Mitarbeiter einstellen möchte.

Für Sie als Arbeitgeber erscheint es schlüssig, Ihren Arbeitnehmern im Ausland Ihren deutschen Arbeitsvertrag anzubieten. Schließlich sind Ihnen die Vorschriften des niederländischen Arbeitsrechts nicht bekannt. Wenn aber der niederländische Arbeitnehmer in den Niederlanden wohnhaft ist und strukturell in den Niederlanden arbeitet, könnte Ihnen das erhebliche Probleme bereiten. Etwa wenn der Arbeitnehmer erkrankt oder Sie ihm kündigen möchten.

Was genau hat es damit auf sich?
Auch wenn Sie rein theoretisch die Wahl haben, welches Recht Sie anwenden, so genießen die „zwingend anzuwendenden Bestimmungen“ im Arbeitsrecht des Landes Priorität, in dem der Arbeitnehmer für gewöhnlich arbeitet; diese setzen im Fall des Falles die Bestimmungen des deutschen Arbeitsrechts außer Kraft. Das betrifft beispielsweise Bestimmungen hinsichtlich Entlassung, Probezeit, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Arbeitszeiten.

Was kann schiefgehen?
Stellen Sie sich vor, Sie vereinbaren mit Ihrem Mitarbeiter in den Niederlanden eine Probezeit von 6 Monaten, weil das in Deutschland so üblich ist. Nach 6 Wochen gelangen Sie zu der Erkenntnis, dass der Mitarbeiter nicht den Erwartungen entspricht; Sie beziehen sich auf die vereinbarte Probezeit und kündigen den Arbeitsvertrag einseitig mit einer Kündigungsfrist. Das Problem: Der Arbeitnehmer ist in den Niederlanden tätig und kann sich auf die niederländischen Vorschriften hinsichtlich der Probezeit berufen, die „zwingend“ sind.

Was bedeutet das?
In den Niederlanden dürfen Sie zwar auch eine Probezeit vereinbaren, aber diese darf nicht länger als 1 Monat im Falle eines befristeten und 2 Monate im Falle eines unbefristeten Arbeitsvertrages betragen. Eine Probezeit, die über diesen Zeitraum von 1 oder 2 Monaten hinausgeht, ist nichtig. Der Mitarbeiter behält folglich seine Anstellung, bis der Arbeitsvertrag nach geltendem Recht beendet ist; entweder weil es sich um einen befristeten Vertrag handelt, der von Rechts wegen erlischt, oder weil Sie entsprechend den niederländischen Vorschriften ein Kündigungsverfahren anstrengen.

Wie können Sie dieses Problem vermeiden?
In aller Regel raten wir Arbeitgebern dazu, so viel wie möglich nach dem Recht des Landes zu verfahren, in dem der Arbeitnehmer sozialversichert ist, so dass Arbeitsrecht und Soziale Sicherheit aufeinander abgestimmt sind. Das bedeutet, dass Sie in diesem Beispiel einem Arbeitnehmer, der in den Niederlanden arbeitet und dort sozialversichert ist, einen niederländischen Arbeitsvertrag anbieten, gegebenenfalls auf Deutsch oder Englisch, falls der Mitarbeiter letztere Sprache versteht.

Mandanten von Interfisc können einen Musterarbeitsvertrag nach niederländischem Recht nutzen, der auf Niederländisch, Französisch, Englisch und Deutsch vorliegt.

Auf der nächsten Seite finden Sie mehr Informationen über internationale arbeitsrechtliche Beratung.

Viele Arbeitgeber, die einen Arbeitnehmer in einem anderen Land einstellen, möchten ihre Mitarbeiter im In- und Ausland so weit wie möglich gleichbehandeln. Daher vernehmen wir oft, dass ein deutscher Arbeitgeber seinem Mitarbeiter in den Niederlanden keine zusätzliche betriebliche Rentenversicherung anbietet, weil er dies auch nicht für seine Arbeitnehmer in Deutschland tut. In den meisten Ländern (darunter auch Deutschland) zahlen Arbeitgeber indes einen hohen Beitrag in die gesetzliche Rente ihrer Arbeitnehmer ein, während die gesetzliche Rente in den Niederlanden zu 100% vom Arbeitnehmer selbst finanziert wird. Darüber hinaus gibt es in den Niederlanden immer mehr nach Sektoren aufgeteilte Rentenkassen, wobei es auch für einen ausländischen Arbeitgeber vorgeschrieben sein kann, sich diesen Rentenkassen anzuschließen und Beiträge abzuführen. Arbeitgeber sind gehalten, sich selbst zu informieren, ob in ihrer Branche eine solche Verpflichtung existiert.

Gesetzliche Rente
Zudem bezieht sich die gesetzliche Rente in den meisten Ländern (auch in Deutschland) auf das Einkommen des Arbeitnehmers, während ein niederländischer Arbeitnehmer, der in Rente geht, lediglich eine gesetzlich festgeschriebene Mindestleistung erhält. Diese Mindestleistung liegt unterhalb des gesetzlichen Mindestlohns und ist für alle Einwohner der Niederlande gleich.

Wie können Sie dem zuvorkommen?
Auch Einwohner der Niederlande, die nie gearbeitet haben, haben Anspruch auf die gesetzliche Rente (AOW). Auf Grund dessen bezieht sich die gesetzliche Rente in den Niederlanden im Gegensatz zu der Leistung in Deutschland nicht auf Lohn oder Gehalt. Daher haben gut 90% der Arbeitnehmer in den Niederlanden eine ergänzende Regelung zur Alterssicherung, die vom Arbeitgeber oder von einer branchenspezifischen Rentenkasse geregelt wird. Um einem Arbeitnehmer Gleichbehandlung zukommen zu lassen, ist es diesbezüglich sinnvoller, ihn mit anderen Mitarbeitern in den Niederlanden zu vergleichen und nicht mit Ihren Mitarbeitern in Deutschland. Dabei ist noch in Betracht zu ziehen, dass die Sozialversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber in Deutschland abzuführen hat, höher sind als die in den Niederlanden. In den Niederlanden gibt es weniger gesetzlich geregelte Sozialversicherungen und bleiben dem Arbeitgeber mehr Wahlmöglichkeiten in der Frage möglicher Zusatzregelungen wie etwa eines Altersversorgungssystems für Mitarbeiter.

Zum Schluss sollte nicht unerwähnt bleiben, dass potenzielle Mitarbeiter natürlich lieber bei Arbeitgebern anheuern, die eine solche Zusatzrentenversicherung anbieten. Deshalb sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, dies in den Niederlanden auch zu tun.

Auf der nächsten Seite finden Sie mehr Informationen über die Bedeutung von Zusatzversicherungen. 

Es ist gut zu wissen, dass Arbeitgeber in den meisten Ländern auch ohne eine Niederlassung vor Ort Mitarbeiter einstellen können. Das ist jedenfalls zutreffend für die Niederlande, Belgien, Deutschland und Großbritannien. In Italien und Frankreich hingegen müssen besondere Gründungsformalitäten erfüllt sein, um sich als Arbeitgeber registrieren zu lassen. Oftmals ist dort ein Notar oder ein anderes Organ öffentlichen Rechts involviert. Mehr darüber erfahren Sie in unseren Factsheets.

Eine lokale Niederlassung ist daher nicht erforderlich
Zudem arbeiten die ausländischen Mitarbeiter eines in einem anderen Land ansässigen Unternehmens oftmals zum größten Teil von zu Hause aus. Die Anmietung eines Büros vor Ort verursacht nur zusätzliche Kosten, ganz abgesehen von der Verpflichtung, eine Geschäftsführung zu beauftragen. Naturgemäß zieht eine solche Konstruktion Einschränkungen nach sich, wenn es um die Art der Tätigkeiten der Mitarbeiter im Ausland geht und um ihre Befugnisse. Aber in der Praxis lässt sich das durchaus gut organisieren.

Wann entsteht ein Risiko?
Die meisten Länder haben Besteuerungsverträge miteinander geschlossen, dies ist auch der Fall zwischen Deutschland und den Niederlanden. In diesen Doppelbesteuerungsabkommen ist vereinbart worden, welches Land zuständig ist, Steuern zu erheben. Eine Einschränkung beispielsweise, die im deutsch-niederländischen Vertrag Erwähnung findet, aber auch in den meisten anderen Verträgen, betrifft die Befugnis eines Arbeitnehmers, im Namen einer ausländischen Gesellschaft Verträge mit Kunden in den Niederlanden abzuschließen. Wenn der Arbeitnehmer in dieser Frage bevollmächtigt ist oder beispielsweise einem anderen Mitarbeiter des Unternehmens in den Niederlanden vorgesetzt ist, empfiehlt es sich, auf diesem Gebiet fachkundigen Rat einzuholen.

In Frankreich und Italien geht man einen Schritt weiter. Sobald die Aktivitäten auf faktischer Grundlage eine mehr als vorbereitende oder unterstützende Form annehmen, können die Behörden relativ schnell die Existenz einer Betriebsstätte feststellen, mit den gleichen rechtlichen, steuerlichen und finanziellen Verpflichtungen wie eine ortsansässige Entität (wie etwa eine Buchführung, die Umsatzsteueranmeldung sowie die Zahlung einer Unternehmenssteuer). Dieser Fall könnte eintreten, wenn es sich um eine Betriebsadresse handelt (in manchen Fällen kann sogar das Homeoffice eines Mitarbeiters als Unternehmensadresse eingestuft werden). Somit ist es gerade in diesen Ländern von äußerster Wichtigkeit, jährlich die Vor-Ort-Aktivitäten zu evaluieren und anschließend die notwendigen Schritte zur Gründung einer Entität zu unternehmen.

Auf der nächsten Seite finden Sie mehr Informationen über die Gründung einer Niederlassung im Ausland.

Das soziale Sicherungssystem ist in jedem Land unterschiedlich. Das gilt auch für die Regelungen hinsichtlich des Einkommens erkrankter Arbeitnehmer. In den meisten Ländern, darunter auch Deutschland, ist der Zeitabschnitt, während dessen ein Arbeitgeber den Lohn weiterbezahlt, ziemlich kurz, allerdings unter der Voraussetzung, dass der Mitarbeiter eine entsprechende Erklärung oder ein ärztliches Attest präsentiert. Die Fristen und Auflagen ind in jedem Land anders

Kurz zurück zu unserem Beispiel
Ein Arbeitgeber muss im Falle einer Erkrankung seiner Mitarbeiter in den Niederlanden deren Lohn 2 Jahre lang weiterzahlen. Bei den meisten Versicherern in den Niederlanden kann sich ein Arbeitgeber, der keine Betriebsstätte in den Niederlanden unterhält, nicht gegen dieses Risiko absichern. Mit Hilfe von Interfisc indes gelingt dies schon. Wir erzielen für unsere ausländischen Mandanten den gleichen Umfang an Schutz, wie ihn niederländische Arbeitgeber genießen. Darüber hinaus tragen wir im Rahmen unseres eigenen arbeitsmedizinischen Dienstes dafür Sorge, dass der Arbeitgeber schrittweise dabei unterstützt wird, seine Verpflichtungen auf dem Gebiet der Betreuung erkrankter Arbeitnehmer zu erfüllen. Auch in anderen Ländern klären wir Arbeitgeber darüber auf, welche Schritte sie unternehmen müssen, um den Vorschriften zu entsprechen.

Auf der folgenden Seite finden Sie mehr Informationen über Arbeitsunfähigkeit & Krankengeld im Ausland.

Die Annahme, es sei kostengünstiger, Ihre niederländischen Mitarbeiter mit einem in Deutschland zugelassenen und versicherten PKW fahren zu lassen, ist zwar nachvollziehbar. Aber daraus wird nichts wegen der Luxussteuer „BPM“, die der niederländische Staat generell auf Autos erhebt, wodurch der Kauf eines PKW in den Niederlanden sogar teurer ist als in Deutschland. In Wirklichkeit wird es für Sie auf diese Weise also teurer und ist in vielen Fällen keine reelle Option. Sollte der Mitarbeiter während einer Verkehrskontrolle ein Auto mit deutschen Kennzeichen fahren und keine Freistellung oder Genehmigung vorzeigen können, muss die Luxussteuer „BPM“ nachträglich entrichtet werden. Außerdem ist nach einer ersten Verwarnung ein Bußgeld fällig.

In manchen Situationen können Sie beim Zoll eine Ausnahmegenehmigung oder Befreiung beantragen. Das ist u.a. im Falle einer kurzfristigen Nutzung des Fahrzeugs in den Niederlanden möglich oder wenn das Auto in der Hauptsache (mehr als 70% der Zeit) für geschäftliche Zwecke außerhalb der Niederlande genutzt wird.

Möglichkeiten
Es gibt durchaus Möglichkeiten, ein deutsches Kennzeichen zur Verfügung zu stellen. Allerdings empfiehlt es sich dabei, im Vorhinein die Luxussteuer „BPM“ und die KFZ-Steuer in den Niederlanden zu entrichten. Vor allem, wenn es sich bei dem Auto um ein gebrauchtes Exemplar handelt, wird ein geringerer Prozentsatz an „BPM“ veranschlagt; hierdurch könnte es sich lohnen, diese Option zu prüfen. Auf www.importautos.nl können Sie nachprüfen, welche Kosten Ihnen im Einzelnen beim Kauf bestimmter PKW entstehen.

Kontrolle
Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer glauben, dass sich das Autofahren mit einem ausländischen Kennzeichen in den Niederladen mit Leichtigkeit den Blicken der Behörden entzieht… doch das Gegenteil ist der Fall. In den Niederlanden wird aktiv kontrolliert, ob Fahrzeugführer versuchen, die teure steuerliche Hinzurechnung auf Grund privater Nutzung zu umgehen (diese steuerliche Hinzurechnung beträgt meistens 22% des niederländischen Katalogwerts des Fahrzeugs). Wer dabei ertappt wird, muss mit empfindlichen Bußgeldern rechnen.

Vorsicht also: Auch wenn Ihr niederländischer Mitarbeiter mit einem in Deutschland zugelassenen Auto fährt, wird die steuerliche Hinzurechnung auf den niederländischen Wert des Fahrzeugs angewendet!

Im Übrigen gibt es Länder, in denen es ohne Betriebsstätte unmöglich ist, für den Mitarbeiter ein Auto zu kaufen oder zu leasen. Vor allem Frankreich und Italien zeigen sich auf diesem Gebiet ausgesprochen störrisch. Meistens läuft es darauf hinaus, dass die Mitarbeiter ihr eigenes Auto nutzen und für geschäftliche Fahrten eine Kilometerpauschale berechnen oder eine Car Allowance erhalten. Die Regeln in Bezug auf Anrechnung der Kilometerpauschale oder der Car Allowance sind in jedem Land unterschiedlich. In fast allen Ländern sind die Kontrollen auf solche Vergütungen durchweg streng. Somit ist es wichtig, von vornherein gut Bescheid zu wissen, was erlaubt ist, und dieses auf dem Lohnzettel zu dokumentieren.

Auf der nächsten Seite finden Sie mehr Informationen über Firmenwagen und ausländische Kennzeichen.

ob das schwierig ist?

Keinesfalls! Es ist nur wichtig, zu wissen wie es geht und gute Entscheidungen zu treffen. Interfisc kann dabei unterstützen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie das genau funktioniert? Nehmen Sie dann Kontakt mit uns auf, damit wir Ihnen genauere Informationen zum Land Ihrer Wahl übermitteln können.

Unabhängig davon, ob Sie als Arbeitgeber in diesem Land eine eigene Niederlassung haben,  müssen Sie diese Regeln kennen und auf dem aktuellen Stand bleiben. Wir verfügen über dieses Wissen und halten Sie über Änderungen auf dem Laufenden.

EINE GEHALTSABRECHNUNG ALLEIN REICHT NICHT AUS

Wir übernehmen nicht nur Ihre internationale Gehaltsabrechnung, sondern sorgen auch dafür, dass Sie über die weiteren, daraus folgenden Arbeitgeberpflichten im Ausland informiert sind und bleiben. Selbstverständlich bieten wir Ihnen dafür geeignete Lösungen, wie:

Wir bieten unsere Dienstleistung in folgenden Ländern an:

NiederlandeBelgienDeutschland, Italien, Frankreich und Großbritannien

Auf dem Laufenden bleiben was Entwicklungen im internationalen Personalwesen betrifft?

In unserem Newsletter „Internationale HR- & Payroll-Angelegenheiten“ informieren wir Sie mehrmals im Jahr über Entwicklungen im Bereich grenzüberschreitendes Arbeiten und Arbeitgeberverpflichtungen in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Frankreich, dem Vereinigten Königreich und Italien.

Gemeinsam, lösungsorientiert und fürsorglich

Bereits seit 1972 ist Interfisc auf die grenzüberschreitende Personalverwaltung sowie Lohn- und Gehaltsbuchführung spezialisiert: in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien und Italien. In unsere Niederlassungen in den Niederlanden und Belgien arbeiten wir mit einem internationalen Team aus ca. 45 engagierten, kompetenten, verantwortungsbewussten Mitarbeitern. 

Wollen Sie mehr wissen?

Haben Sie Fragen dazu, was Sie alles beachten müssen? Unser Kundensupport-Team ist für Sie da. Sie können uns telefonisch oder über das Kontaktformular erreichen.

Sie haben nicht gefunden, wonach Sie gesucht haben?

In der Welt der internationalen Beschäftigung ist jede Situation einzigartig. Wenn Sie Fragen haben, die unsere Website nicht beantwortet, zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir denken gerne mit Ihnen mit!

Kontakt Formular