Employer of Record in Belgien

Employer of Record (EOR), wie funktioniert das in Belgien?

Wenn ein Unternehmen international expandieren möchte, erscheint ein Employer of Record (EOR) oft als attraktive Lösung. Ein EOR übernimmt die rechtliche Arbeitgeberrolle, sodass Sie auch ohne lokale Niederlassung schnell Mitarbeiter im Ausland einstellen können. Doch wie funktioniert dies in Belgien, einem Land, in dem die Arbeitnehmerüberlassung strengen Vorschriften unterliegt? Und was bedeutet die jüngste Entscheidung der flämischen Verwaltung, wonach EOR-Dienstleistungen als Leiharbeit eingestuft werden?

In diesem Artikel listen wir die wichtigsten Punkte auf, damit Sie genau wissen, was Sie beachten müssen, wenn Sie in Belgien Personal beschäftigen oder suchen.

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Was ist ein Employer of Record (EOR)?

Ein EOR ist eine Firma, die rechtlich gesehen zum Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters im Ausland wird.
Der EOR:

übernimmt die Arbeitgeberpflichten wie Lohnzahlung, Sozialversicherung, Arbeitsbedingungen und Vertragsverwaltung,
während Sie die tatsächliche Leitung und Aufsicht über den Mitarbeiter behalten.

Damit ähnelt eine EOR-Konstruktion der Lohnbuchhaltung (Payroll) und dem Payrolling, doch gibt es wichtige Unterschiede. In früheren Beiträgen sind wir bereits auf den Unterschied zwischen Payroll und Payrolling eingegangen, insbesondere in Bezug auf die Situation in den Niederlanden.

Diese Beiträge finden Sie hier:
👉 https://www.interfisc.de/vergleich-lohnbuchhaltung-und-eor/
👉 https://www.interfisc.de/mitarbeiter-in-den-niederlanden/

Das Überlassungsverbot in Belgien: ein entscheidender Ausgangspunkt

In Belgien gilt bereits seit Jahren ein Verbot der Arbeitnehmerüberlassung. Dieses Verbot beinhaltet, dass:

ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer nicht an ein anderes Unternehmen ausleihen darf
und dass das Unternehmen, das die Weisungsbefugnis über den Arbeitnehmer ausübt, auch der formelle Arbeitgeber sein muss.

Ausnahmen sind nur zulässig, wenn die Konstruktion die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, wie beispielsweise bei Leiharbeit über anerkannte Zeitarbeitsagenturen.

Dies macht Belgien im Vergleich zu einem Land wie den Niederlanden komplex, wo EOR-Dienstleistungen (vorerst) weniger streng beurteilt werden.

Flämische Verwaltung: „EORs sind Zeitarbeitsagenturen“

Die flämische Verwaltung hat formell festgelegt, dass Firmen, die Employer-of-Record-Dienstleistungen anbieten, faktisch als Zeitarbeitsagenturen tätig sind.

Das bedeutet, dass ein EOR in Belgien künftig denselben Vorschriften unterliegt wie eine Zeitarbeitsagentur. Vorgeschrieben sind u.a.:

die Erlangung einer Zeitarbeitslizenz pro Region (Flandern, Wallonien, Brüssel),
die Einhaltung der belgischen Rechtsvorschriften für Zeitarbeit und Arbeitsvermittlung,
die Anwendung der für Zeitarbeitskräfte geltenden branchenspezifischen Vorschriften,
die Einhaltung der Bedingungen für die Überlassung von Arbeitskräften.

Zur Verdeutlichung folgen nachstehend einige Beispiele für Situationen, in denen Leiharbeit in Belgien zulässig ist:

zur Bewältigung von vorübergehenden Arbeitsspitzen
zur Vertretung eines Mitarbeiters (z. B. bei Krankheit oder Mutterschaftsurlaub),
für 6 Monate im Vorfeld einer anschließenden Festanstellung usw.

Weiterlesen (nur auf Holländisch): Leiharbeit | Föderaler Öffentlicher Dienst Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung

Was bedeutet dies für Sie als ausländischer Arbeitgeber?

Für nicht in Belgien ansässige Unternehmen, die einen EOR in Belgien in Anspruch nehmen, hat die Entscheidung der flämischen Verwaltung erhebliche Auswirkungen:

Nicht jeder EOR darf in Belgien tätig sein

Nur EORs, die die Vorgaben für eine Zeitarbeitsfirma erfüllen, dürfen Personal zur Verfügung stellen. Viele internationale EOR-Dienstleister verfügen (noch) nicht über die erforderliche Zulassung.

Risiko eines Verstoßes gegen das Überlassungsverbot

Arbeiten Sie mit einem nicht anerkannten EOR zusammen? Dann kann dies zu folgenden Konsequenzen führen:

Verwaltungsstrafen,
Haftung für Lohn- und Arbeitsbedingungen,
mögliche strafrechtliche Folgen bei strukturellen Verstößen.

Alternativen zur EOR-Konstruktion

Wenn ein EOR die belgischen Anforderungen nicht erfüllt, müssen Sie eine andere Lösung finden:

den Arbeitnehmer selbst einstellen (dies ist durchaus möglich, auch ohne Niederlassung in Belgien),
den Arbeitnehmer dennoch über eine anerkannte (Zeitarbeits- oder EOR-)Agentur in Belgien einstellen und dabei die Einschränkungen in Kauf nehmen, die für Leiharbeit gelten.

Fazit: Ein EOR in Belgien erfordert besondere Umsicht

Während die Employer-of-Record-Konstruktion in vielen Ländern eine praktische Lösung für internationales Wachstum darstellt, sieht dies in Belgien ganz anders aus. Aufgrund des Überlassungsverbots und der jüngsten Einstufung von EORs als Zeitarbeitsagenturen dürfen nur anerkannte Firmen diese Rolle übernehmen. Zudem unterliegt Leiharbeit strengen Auflagen, wodurch ein EOR in vielen Situationen keine stabile Lösung bietet.

Wie können Sie belgische Arbeitnehmer ohne Bedenken einstellen?

Interfisc bietet ausländischen Unternehmen die Möglichkeit, mit oder ohne Niederlassung in Belgien selbst ein Arbeitsverhältnis mit ihren lokalen Mitarbeitern in Belgien einzugehen. Zudem können sie sich gegen alle genannten Risiken versichern und selbst als Arbeitgeber auftreten, während Interfisc als sociaal mandataris (Sozialbevollmächtigter) die administrativen Aufgaben übernimmt. Neben den Verpflichtungen im Zusammenhang mit der regulären Lohnbuchhaltung und den gängigsten Versicherungen bietet Interfisc darüber hinaus eine Lösung für die zusätzlichen Aspekte, die in Belgien zu beachten sind. Dazu gehören beispielsweise in Belgien übliche Sachbezüge für Arbeitnehmer und die vorgeschriebene Mitgliedschaft bei einem „Dienst für Prävention und Schutz am Arbeitsplatz“ (Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, DPBW).

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Employer of Record in Belgien

Employer of Record (EOR) in België: wat betekent het uitleenverbod voor internationale werkgevers?

Wanneer een organisatie internationaal wil uitbreiden, klinkt een Employer of Record (EOR) vaak als een aantrekkelijke oplossing. Een EOR neemt de juridische werkgeversrol over, zodat u zonder lokale entiteit toch snel personeel kunt aannemen in het buitenland. Maar hoe werkt dit in België, een land waar werknemers uitlenen aan strikte regels is onderworpen? En wat betekent de recente beslissing van de Vlaamse administratie, waarin EOR‑diensten worden aangemerkt als uitzendarbeid?

In dit artikel zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij, zodat u precies weet waar u rekening mee moet houden wanneer u lokaal personeel in België heeft of zoekt.

Wat is een Employer of Record (EOR)?

Een EOR is een partij die juridisch werkgever wordt van uw werknemer in het buitenland. De EOR:

neemt de werkgeversverplichtingen over, zoals loonbetaling, sociale zekerheid, arbeidsvoorwaarden en contractbeheer;
terwijl ú materieel leiding en toezicht houdt over de werknemer.

Daarmee lijkt een EOR‑constructie op payroll en payrolling, maar toch zijn er belangrijke verschillen. In eerdere berichten gingen wij al in op het onderscheid tussen payroll en payrolling, met name in relatie tot de Nederlandse situatie.

Deze berichten vindt u hier:
👉 https://www.interfisc.com/wat-is-het-verschil-tussen-payroll-en-payrolling/
👉 https://www.interfisc.be/werknemers-in-nederland/

Het uitleenverbod in België: een cruciaal uitgangspunt

België kent al jarenlang een uitleenverbod. Dat verbod houdt in dat:

een werkgever zijn werknemers niet mag uitlenen aan een andere organisatie;
en dat de organisatie die leiding uitoefent over de werknemer ook de formele werkgever moet zijn.

Uitzonderingen hierop zijn alleen toegestaan wanneer de constructie binnen de wet valt, zoals bij uitzendarbeid via erkende uitzendkantoren.

Dit maakt België complex in vergelijking met een land als Nederland, waar EOR‑diensten (vooralsnog) minder strikt worden beoordeeld.

Vlaamse administratie: “EOR’s zijn uitzendkantoren”

De Vlaamse administratie heeft formeel vastgesteld dat partijen die een Employer of Record‑dienst aanbieden, feitelijk uitzendactiviteiten uitvoeren.

Dat betekent dat een EOR in België voortaan moet voldoen aan dezelfde regels als een uitzendkantoor, zoals:

het verkrijgen van een uitzendlicentie per gewest (Vlaams, Waals, Brussels);
het naleven van Belgische uitzend- en arbeidsbemiddelingswetgeving;
het toepassen van de sectorale regels die gelden voor uitzendkrachten;
het respecteren van voorwaarden rondom terbeschikkingstelling.

Voor alle duidelijkheid volgen hieronder een aantal voorbeelden van situaties waarin uitzendarbeid in België toegestaan is:

om tijdelijke vermeerdering van werk op te vangen
om een werknemer te vervangen (bijvoorbeeld bij ziekte- of zwangerschapsverlof)
6 maanden, met het oog op een daaropvolgende vaste tewerkstelling etc.

Meer lezen: Uitzendarbeid | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid – Arbeid en Sociaal Overleg

Wat betekent dit voor u als buitenlandse werkgever?

Voor niet in België gevestigde organisaties die gebruik maken van een EOR in België heeft de beslissing van de Vlaamse administratie grote impact:

Niet elke EOR mag actief zijn in België

Alleen EOR’s die voldoen aan de regels van een uitzendkantoor mogen nog personeel ter beschikking stellen. Veel internationale EOR‑diensten hebben deze erkenning (nog) niet.

Risico op inbreuk op het uitleenverbod

Werkt u met een niet‑erkende EOR? Dan kan dit leiden tot:

administratieve sancties;
aansprakelijkheid voor loon- en arbeidsvoorwaarden;
mogelijke strafrechtelijke gevolgen bij structurele overtredingen.

Alternatieven voor de EOR-constructie

Wanneer een EOR niet aan de Belgische eisen voldoet, zult u een andere oplossing moeten zoeken:

Zelf de werknemer in dienst nemen (dit is heel goed mogelijk, ook zónder vestiging in België)
met alle beperkingen rondom uitzendarbeid van dien

Conclusie: een EOR in België vraagt om extra voorzichtigheid

Hoewel de Employer of Record‑constructie in veel landen een handige oplossing is voor internationale groei, ligt dit in België heel anders. Door het uitleenverbod en de recente classificatie van EOR’s als uitzendkantoren mogen alleen erkende partijen deze rol vervullen. Ook is uitzendarbeid aan strenge voorwaarden onderworpen waardoor de EOR in veel situaties simpelweg géén stabiele oplossing biedt.

Hoe kunt u met een gerust hart Belgische werknemers in dienst nemen?

Interfisc biedt buitenlandse bedrijven de mogelijkheid om, mét of zónder vestiging in België, zélf een dienstverband aan te gaan met hun lokale medewerkers in België. Ook kunnen zij zich verzekeren tegen alle genoemde risico’s en treden zij zelf op als werkgever, terwijl Interfisc als sociaal mandataris de administratieve werkzaamheden uit handen neemt. Naast de verplichtingen rondom de reguliere salarisadministratie en de meest gebruikelijke verzekeringen biedt Interfisc bovendien een oplossing voor de aanvullende zaken waar je in België mee te maken krijgt. Het gaat dan bijvoorbeeld om in België gebruikelijke employee benefits en de verplichte aansluiting bij een Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (DPBW).

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