Von Essensgutscheinen zur Arbeitskostenregelung: willkommen in den Niederlanden!

In Belgien ist es recht einfach: Sie geben dem Arbeitnehmer für jeden gearbeiteten Tag Essensgutscheine, und er kann damit machen, was er will (lesen Sie mehr über Essensgutscheine in Belgien). In den Niederlanden ist das anders. Hier gibt es keine Essensgutscheine, sondern die Arbeitskostenregelung (WKR). Damit können Sie als Arbeitgeber Erstattungen und Sachleistungen gewähren, allerdings innerhalb strenger steuerlicher Spielregeln.

Was ist die Arbeitskostenregelung?

Kurz gesagt: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, bestimmte Kosten steuerfrei zu erstatten, wofür ein maximales Jahresbudget gilt, einen [steuerlichen] Freiraum („vrije ruimte“). Um diesen zu nutzen, müssen Sie jede Erstattung oder Sachleistung einer bestimmten Kategorie zuordnen (intermediäre Kosten, Nullbewertung, freier Verfügungsrahmen,…). Überschreiten Sie das maximal zulässige Budget, zahlen Sie pauschal 80 % auf den Mehrbetrag.

Wie funktioniert das mit dem Essen genau?

Bei der Essensbezuschussung gibt es verschiedene Möglichkeiten – abhängig von Art der Mahlzeit bzw. des Essens.

Getränke und kleine Snacks am Arbeitsplatz
Denken Sie hier an Kaffee, Tee, Obst oder einen Snack. Diese können steuerfrei zur Verfügung gestellt werden, sofern sie nicht Bestandteil einer Mahlzeit sind (dann sind sie mit 0 € zu bewerten).

Mahlzeiten in einer Betriebskantine

Für ein Mittagessen oder eine warme Mahlzeit am Arbeitsplatz gilt ein Pauschalbetrag von 4,05 € pro Mahlzeit (2026). Dieser Betrag geht zulasten des Freiraums oder wird als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

Geschäftliche Essen
Mahlzeiten im Rahmen von Überstunden, Dienstreisen oder geschäftlichen Besprechungen können steuerfrei erstattet oder gewährt werden (gezielte Steuerbefreiung). Der Arbeitnehmer muss Ihnen die Belege für das Essen als Nachweis einreichen.

Mahlzeiten außerhalb des Arbeitsplatzes
Zum Beispiel ein Abendessen außer Haus oder zu Hause. Solche Mahlzeiten werden mit den tatsächlichen Kosten bewertet und gehen in der Regel zulasten des Freiraums oder werden als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.  Kurzum: keine Essensgutscheine, aber durchaus Möglichkeiten – sofern Sie das steuerliche Puzzle richtig lösen.