Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich bei den Steuerbehörden in diesen Ländern zu registrieren und eine Lohnbuchhaltung zu führen. Dabei ist es wichtig, klarzustellen, „wer was tun soll“, d.h. wie das Einkommen auf die verschiedenen Erwerbsländer verteilt wird, vor allem aber, welche Steuerzahlungen in welchem Land auf der Gehaltsabrechnung verbucht werden.

Die Sozialversicherungsbeiträge werden dabei in jedem Fall nur in einem Land entrichtet, nämlich in dem Land, in dem der Arbeitnehmer sozialversichert ist. Bestimmte Sozialversicherungsbeiträge (oder Teile davon) sind steuerlich absetzbar und können auch bei der ausländischen Gehaltsabrechnung in Minderung gebracht werden, um die Höhe des zu versteuernden Einkommens zu reduzieren.

Kurzum: Es bedarf der Rücksprache zwischen den Buchhaltern in den verschiedenen Ländern, um so fehlerhafte Steuerzahlungen oder ein zu hohes bzw. zu niedriges Nettoeinkommen des Arbeitnehmers zu vermeiden. Nachträgliche Korrekturen sind zeitaufwendig und frustrierend, also sollten diese besser vermieden werden. Wie? Indem man die Situation im Vorfeld analysiert und schriftlich eine klare Arbeitsanweisung für alle Beteiligten formuliert.

Und wenn sich zwischenzeitlich etwas ändert? Wird der Arbeitnehmer z.B. in noch einem anderen Land arbeiten, oder arbeitet er jetzt auch von zu Hause aus, oder zieht er in ein anderes Land um? Dann muss die Situation neu bewertet und die Steuer- bzw. Sozialversicherungszahlungen entsprechend angepasst werden. In jedem Fall muss eine Gehaltsaufteilung die Realität widerspiegeln: Wer beispielsweise auf dem Papier behauptet, 60 % seiner Zeit in z.B. Belgien zu arbeiten, in der Praxis aber nur 40 % oder nur zwei Arbeitstage arbeitet, kann bei Kontrollen durch die Behörden der verschiedenen Beschäftigungsländer erhebliche Schwierigkeiten bekommen.