Als Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in den Niederlanden sind Sie verpflichtet, die Arbeitskostenregelung (Werkkostenregeling, kurz WKR) anzuwenden. In der WKR wird festgelegt, welche Regeln für Vergütungen und Sachleistungen gelten, die Sie Ihren Mitarbeitern zukommen lassen.

Bei der WKR werden alle Elemente, die Sie Ihren Arbeitnehmern (in bar) vergüten, (in natura) zukommen lassen oder zur Verfügung stellen, zunächst einmal als „Lohn“ betrachtet. Also sowohl die normal zu versteuernden Elemente wie Gehalt, Urlaubsgeld, 13. Monatsgehalt (Weihnachtsgeld), Provisionen sowie finanzielle Vorteile durch einen Firmenwagen. Aber auch sämtliche Nettovergütungen wie Spesenabrechnungen, Weihnachtsgeschenk, Betriebsausflug und die zur Verfügung gestellten Büromaterialien, wenn Sie für Ihre Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz in den Niederlanden einrichten.

Die Steuerbehörden verlangen von Ihnen, dass Sie alle Ihre Vergütungen und Sachleistungen ordnungsgemäß in Ihrer Buchhaltung in verschiedene Spesenkategorien unterteilen, damit sie überprüfen können, ob Sie die Regeln korrekt angewendet haben. Wenn Sie nicht alle Ihre Personalkosten belegen können, riskieren Sie Nachzahlungsforderungen und Geldstrafen.

Damit die Regeln eingehalten werden, sollten sowohl Ihre Personalverwaltung als auch Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß ausgeführt worden sein. Auch Ihre internen HR- und Buchhaltungsprozesse sollten aufeinander abgestimmt sein.