
Grenzüberschreitende Gehaltsabrechnung vor, während und nach der Corona-Krise
Wie ist das jetzt genau? | ein update
Während der Coronakrise galt eine Übergangsregelung, die es Grenzgängern ermöglichte, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne dass die Tätigkeit im Homeoffice dazu führte, dass sie plötzlich in ihrem Wohnsitzland sozialversichert waren. Nach der Coronakrise wurde diese Regelung bis zum 30. Juni 2023 fortgesetzt (Übergangsfrist). Auch in steuerlicher Hinsicht wurde zwischen den Niederlanden, Belgien und Deutschland vorübergehend vereinbart, dass der Abzug der Lohn-/Ertragssteuer unverändert fortgesetzt wurde, auch wenn nach den steuerlichen Vorschriften tatsächlich eine Steuerpflicht im Wohnsitzland entstand. Diese steuerliche Regelung ist am 1. Juli 2022 ausgelaufen und wurde nicht fortgeführt. Am 8. Dezember 2023 wurde jedoch eine Vereinbarung zwischen den Niederlanden und Belgien getroffen, durch die das Steuersystem offenbar etwas stärker an das Sozialversicherungssystem angeglichen wird.
Ab dem 1. Juli 2023 gelten wieder die normalen Sozialversicherungsregeln, wie wir sie vor der Coronakrise gewohnt waren. Das heißt: Ein Grenzgänger ist wieder in seinem Wohnsitzland sozialversichert, sobald er dort mehr als 25% arbeitet.
Die enorme Zunahme der grenzüberschreitenden Arbeit im Homeoffice, auch bekannt als Telearbeit, hat zu einer wichtigen Ausnahme von der Hauptregel im Bereich der sozialen Sicherheit geführt. Innerhalb der EU wurde nämlich eine Rahmenvereinbarung veröffentlicht und von vielen Ländern (darunter die Niederlande, Belgien und Deutschland) unterzeichnet. Dank dieser Vereinbarung kann ein Grenzgänger, der von zu Hause aus arbeitet, unter den folgenden Bedingungen weiterhin in dem Land sozialversichert bleiben, in dem sein Arbeitgeber ansässig ist:
–> Der Grenzgänger arbeitet während eines Zeitraums von 12 Monaten weniger als 50% seiner Gesamtarbeitszeit in seinem Wohnsitzland; und
–> Der Grenzgänger und sein Arbeitgeber müssen gemeinsam vereinbaren, dass die Ausnahmeregelung Anwendung findet (andernfalls ist der Arbeitnehmer in seinem Wohnsitzland auf der Grundlage der Hauptregelung sozialversichert, wenn er dort mehr als 25% arbeitet); und
–> Die Vereinbarung und die anschließende Genehmigung gelten grundsätzlich für 3 Jahre (kann bei Bedarf verlängert werden); und
–> Ein Antrag muss bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger des Landes gestellt werden, in dem der Arbeitgeber ansässig ist; und
–> Die Vereinbarung muss durch eine so genannte A1-Bescheinigung bestätigt werden, die von dem oben genannten Sozialversicherungsträger ausgestellt wird, wenn der Antrag die Bedingungen erfüllt.
Nein, leider gilt die genannte Ausnahmeregelung nur für die Sozialversicherung. Das bedeutet, dass der Lohn für die Tage, an denen von zu Hause aus gearbeitet wird, im Wohnsitzland versteuert werden muss. Die Entscheidung, einem Arbeitnehmer zu gestatten, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten, ist also definitiv nicht ohne Folgen.
Am 8. Dezember 2023 wurde jedoch ein Abkommen zwischen den Niederlanden und Belgien geschlossen, das unter anderem die folgende Regelung für die Praxis enthält: Es kann davon ausgegangen werden, dass der Heimarbeitsplatz eines Arbeitnehmers im einen Land für seinen Arbeitgeber im anderen Land keine Betriebsstätte darstellt, wenn der Arbeitnehmer 50 Prozent oder weniger seiner Arbeitszeit zu Hause für seinen Arbeitgeber arbeitet.
Weitere Informationen hierzu: Heimarbeitern im Ausland >>
So oder so ist die Entscheidung, einem Arbeitnehmer zu gestatten, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten, definitiv nicht ohne Folgen.
Da die Ausnahme nur für die Sozialversicherung gilt, kann die Arbeit im Homeoffice den arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Wohnsitzlandes unterliegen. Auch wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich festgelegt ist, dass das Recht des Beschäftigungslandes gilt. So könnte beispielsweise ein Arbeitnehmer, der in Belgien teilweise von zu Hause aus arbeitet, Anspruch auf ein 13. Gehalt haben (in Belgien meistens vorgeschrieben), auch wenn dies in seinem (niederländischen) Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich festgelegt ist.
Bevor Sie sich entscheiden, Ihrem Arbeitnehmer zu erlauben, in seinem Wohnsitzland teilweise zu Hause zu arbeiten, empfehlen wir Folgendes:
–> Wenn Ihr Arbeitnehmer dadurch in seinem Wohnsitzland auf der Grundlage der Hauptregelung sozialversichert ist, prüfen Sie, ob dies wünschenswert ist und ob es nicht sinnvoll ist, ihn in dem Land, in dem Sie als Arbeitgeber niedergelassen sind, auf der Grundlage der Ausnahmeregelung sozialversichert zu lassen (natürlich unter der Voraussetzung, dass Sie die vorgenannten Bedingungen erfüllen);
–> Berücksichtigen Sie die steuerlichen Folgen. Der Arbeitnehmer wird in seinem Wohnsitzland teilweise besteuert, was zu einer Änderung seines Nettolohns führen kann;
–> Prüfen Sie, ob (zwingende) Bestimmungen des Arbeitsrechts des Wohnsitzlandes anwendbar sind (die die Bestimmungen des Arbeitsvertrags möglicherweise „außer Kraft setzen“ können).
Falls gewünscht, sorgen wir dafür, dass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, indem wir Ihnen alle möglichen Szenarien mit allen damit verbundenen Konsequenzen aufzeigen. Für weitere Informationen können Sie uns gerne kontaktieren.
Wir weisen an dieser Stelle noch einmal darauf hin, dass die Corona-Maßnahmen zur Besteuerung längst ausgelaufen sind. Wenn wir es jetzt mit einem Arbeitnehmer zu tun haben, der in zwei oder mehr Ländern Steuern zahlt, muss er sein weltweites Einkommen in seinem Wohnsitzland erklären und auch die Steuerbefreiung für das bereits im Ausland versteuerte Einkommen beantragen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig:
(1) dass der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er tatsächlich im Ausland gearbeitet hat; und
(2) dass der im Ausland versteuerte Lohn damit übereinstimmt.
Wird dieser Nachweis nicht oder nur unzureichend erbracht, besteht die Gefahr, dass die Steuerbehörden des Wohnsitzlandes die Steuerbefreiung für den im Ausland erzielten und versteuerten Lohn verweigern, mit allen Konsequenzen (einschließlich Doppelbesteuerung). Wir empfehlen daher den Arbeitgebern und ihren Arbeitnehmern, für jeden ausländischen Beschäftigungszeitraum einen ausreichenden Nachweis zu erbringen (konkret: Führen Sie einen Kalender der Tage mit den dazugehörigen Belegen).
Wenn sich der Arbeitsrhythmus Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu der Zeit vor der Coronakrise dauerhaft verändert hat, empfehlen wir Ihnen, neu zu erfassen (oder erfassen zu lassen):
(1) In welchem Land Ihre Mitarbeiter sozialversichert sind
(2) In welchem Land/welchen Ländern Sie für Ihre Mitarbeiter Lohnsteuer/Ertragssteuer einbehalten müssen
Wenn Sie dies nicht tun und die Lohnbuchhaltung weiterhin Abgaben in das falsche Land vornimmt, riskieren Sie administrative Probleme und Geldstrafen.
Wir können uns vorstellen, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen: Hauptregeln, Ausnahmen davon und dann auch noch sicherstellen, dass die Abgaben für Sozialversicherung und Steuern korrekt auf der Gehaltsabrechnung angeben werden. Bei Bedarf helfen wir Ihnen bei der Bestandsaufnahme der Situationen, die sich in Ihrer Belegschaft ergeben, und sorgen dann dafür, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter besser verstehen, was auf der Gehaltsabrechnung geschieht.
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- Veröffentlichungsdatum:
update: Dezember 2023
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