Zunächst ist es wichtig zu eruieren, in welchem Land dieser Arbeitnehmer seine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen hat. Die Antwort auf diese Frage ist zum einen in den Steuerabkommen zwischen den jeweiligen Ländern und zum anderen in einer europäischen Verordnung festgelegt. Es ist also nicht so, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies selbst entscheiden können, Sie haben sich einfach „nur“ an die Regelungen dazu zu halten. Wenn Ihr Arbeitnehmer in einem anderen Land wohnt und dort hauptberuflich arbeitet, gilt in der Regel der „Beschäftigungslandgrundsatz“. Nach diesem Grundsatz zahlt ein Arbeitnehmer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge in dem Land, in dem er arbeitet.

In der Praxis beruhen die Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern im Ausland häufig auf den Regelungen, die in dem Land gelten, in dem der Arbeitgeber ansässig ist. Diese Regeln kennt man schließlich. Die Frage ist nur, ob dies zulässig ist.

Unsere Antwort? Theoretisch können Sie das Rechtssystem Ihres eigenen Landes auf den Arbeitsvertrag mit Ihrem Arbeitnehmer im Ausland anwenden. Es muss dann jedoch berücksichtigt werden, dass einige lokale arbeitsrechtliche Bestimmungen obligatorisch sind und somit Priorität haben. Dies führt dazu, dass einige der von Ihnen im Arbeitsvertrag aufgenommenen Bestimmungen nicht durchgesetzt werden können. Es geht hier um zwingende Bestimmungen, die sich häufig auf Bereiche wie Probezeit, Entlassung, Krankheit und Arbeitszeiten beziehen.

Unsere Empfehlung in der Praxis? Vermeiden Sie ein Mischen von örtlichen und ausländischen Bestimmungen und stellen Sie sicher, dass Sie einen Arbeitsvertrag verwenden, der den Bestimmungen im Arbeitsland Ihres Arbeitnehmers entspricht. Vor allem, wenn der Arbeitnehmer dort auch sozialversichert ist. So können Sie Konflikte zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitnehmer vermeiden, z.B. in Bezug auf Feiertage, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Beendigung des Arbeitsvertrags.

Dann ist es wichtig, die steuerlichen und sozialversicherungstechnischen Aspekte gesondert zu prüfen. Bei der Besteuerung gilt die Grundregel, dass die Steuern im Land der Beschäftigung gezahlt werden müssen (Beschäftigungslandgrundsatz). Wenn der Arbeitnehmer in mehr als einem Land arbeitet, wird der Lohn grundsätzlich auch in mehr als einem Land besteuert, es sei denn, es sind bestimmte Bedingungen erfüllt, wie z.B. dass sich der Arbeitnehmer weniger als 183 Tage in dem Land der Beschäftigung aufhält.

Folgende 3 Bedingungen müssen erfüllt sein, damit man seine Steuern im Wohnsitzland zahlen darf, obwohl man in einem anderen Land arbeitet:
1. Der Arbeitnehmer hält sich weniger als 183 Tage im Land der Beschäftigung auf. (Die Festlegung dieses Zeitraums ist unterschiedlich je nach Steuerabkommen und kann somit je nach Land der Beschäftigung variieren.)
2. Der Lohn wird nicht von einem Einwohner des Landes der Beschäftigung (sprich: dem Arbeitgeber) oder in dessen Namen gezahlt und
3. der Lohn wird nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Land der Beschäftigung gezahlt.

Was die Sozialversicherung betrifft, so kann ein Arbeitnehmer immer nur in einem Land sozialversichert sein. Arbeitet er grundsätzlich teilweise in seinem Wohnsitzland (im Homeoffice) und teilweise in einem anderen EU-Land, z.B. bei Ihnen im Büro, kann er in seinem Wohnsitzland versichert bleiben, solange er dort mindestens 25 % der Arbeitszeit arbeitet. Wenn Ihr im Ausland arbeitender Arbeitnehmer vorübergehend an Ihren Hauptsitz entsandt wird, kann er für diesen Zeitraum auch eine A1-Bescheinigung in seinem Wohnsitzland beantragen. So kann er belegen, dass er während seiner Tätigkeit im Ausland in seinem Wohnsitzland sozialversicherungspflichtig bleibt.

Bitte beachten Sie, dass dies nur die wichtigsten Regelungen sind, und dass es wie immer viele Ausnahmen gibt! Jede Situation ist anders, und wir raten Ihnen immer, rechtzeitig eine A1-Bescheinigung zu beantragen, damit Sie Gewissheit über die zu zahlenden Beiträge haben.

Natürlich steht es Ihnen frei, Ihrem Arbeitnehmer eine angemessene Vergütung für die Arbeit im Homeoffice zu gewähren. Die Frage, ob eine solche Vergütung unversteuert gewährt werden kann, ist jedoch von Land zu Land unterschiedlich. Die Beurteilung dessen muss auf der Grundlage der geltenden Regelungen im jeweiligen Land erfolgen, in dem Ihr Arbeitnehmer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlt.

Außerdem stellt sich die Frage, ob diese Regeln dauerhaft oder nur vorübergehend gelten, z.B. nur während der Coronakrise.

Ein Beispiel:

• In Belgien konnten Arbeitgeber bereits vor der Coronakrise bestimmten Arbeitnehmern eine pauschale, nicht versteuerte Vergütung für strukturelle „Telearbeit“ zahlen. Diese betrug bis zu € 126,94 und wurde auf €129,48 pro Monat erhöht. Es gelten jedoch ziemlich strenge Regeln, darunter auch das Erstellen eines Homeoffice-Vertrages.
• In den Niederlanden können Arbeitgeber ab Januar 2022 eine steuerfreie Vergütung für die Arbeit im Homeoffice in Höhe von € 2 pro Tag zahlen, was deutlich weniger ist als in Belgien.
• Auch in Frankreich kann ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern für ihre Arbeit im Homeoffice eine steuerfreie Vergütung für „télétravail“ gewähren. Der Betrag hängt von der Anzahl der Tage pro Woche ab, an denen der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet, und beläuft sich derzeit auf € 50 pro Monat für einen Arbeitnehmer, der 5 Tage pro Woche im Homeoffice arbeitet.
• In Deutschland haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, in ihrer Einkommenssteuererklärung eine Pauschalvergütung von € 6 pro Tag als „Werbungskosten“ bis zu einem Höchstbetrag von € 1.250 pro Jahr abzuziehen. Eine der Bedingungen ist, dass das Arbeitszimmer ein separaten Raum ist, der von den übrigen Wohnräumen abgetrennt ist.

Neben der allgemeinen Vergütung für die Arbeit im Homeoffice gibt es in den meisten Ländern weitere Pauschalvergütungen, z.B. für Reisekosten. Oftmals besteht auch die Möglichkeit, sich die mit der Arbeit im Homeoffice verbundenen Kosten (Arbeitsraum, Bürostuhl usw.) erstatten zu lassen. In den meisten Ländern ist dies jedoch mit strengen Bedingungen und Einschränkungen verbunden. Es ist daher ratsam, sich stets im Vorfeld über unversteuerte Vergütungen beraten zu lassen, bevor man diese einräumt. Dabei geht es nicht nur um die Höhe der unversteuerten Vergütung, sondern auch um das Zusammentreffen verschiedener Regelungen und Übergangsregelungen, wie im Zusammenhang mit befristeten Homeoffice-Regelungen während der Coronakrise häufig der Fall. So ist es beispielsweise ab dem 1. Januar 2022 in den Niederlanden nicht mehr möglich, an ein und demselben Arbeitstag sowohl eine unversteuerte Homeoffice-Vergütung als auch eine Reisekostenvergütung zu gewähren, selbst wenn der Arbeitnehmer an einem Tag teilweise von zu Hause aus und teilweise im Büro arbeitet.

Natürlich ist das möglich, aber jedes Land hat unterschiedliche Regeln für unversteuerte Vergütungen. Das bedeutet, dass ein bestimmter Betrag in einem Land steuerfrei gewährt werden kann, in einem anderen jedoch nicht. In diesem Fall könnte eine praktische Lösung darin bestehen, den Teil der Vergütung, der in den betreffenden Ländern nicht steuerfrei gezahlt werden darf, brutto aufzurechnen, sodass die Arbeitnehmer unter dem Strich den gleichen Nettobetrag erhalten. In der Praxis ist es ratsam, sich dies genau zu überlegen und grundsätzlich die örtlichen Vorschriften zu befolgen. In jedem Land gibt es nun einmal bestimmte Vor- und Nachteile. Wenn man versucht, die Unterschiede auf diese Weise zu überbrücken, entsteht unter den Arbeitnehmern möglicherweise die Neigung, „das Beste aus beiden Welten“ bekommen zu wollen. Das Resultat: Man sieht sich einem Wald von Forderungen gegenüber.

Zwischen vielen Ländern gibt es inzwischen Abkommen über die Anwendung von Sozialversicherungs- und Steuerregelungen. Denn ohne entsprechende Vereinbarungen könnte die Arbeit vom Homeoffice aus dazu führen, dass man plötzlich eine Lohnbuchhaltung in einem anderen Land vornehmen muss. Um dies zu verhindern, haben sich viele unserer Nachbarländer darauf geeinigt, dass diese Arbeitnehmer bis auf Weiteres in dem Land besteuert werden, in dem sie sich befanden, bevor sie aufgrund von Corona in einem anderen Land vom Homeoffice aus arbeiteten.

Für die Sozialversicherung wurden die Homeoffice-Vereinbarungen innerhalb der Europäischen Union vor kurzem bis zum 30. Juni 2022 verlängert.

Bitte beachten Sie, dass die steuerliche Vereinbarungen von Land zu Land unterschiedlich sein können. Viele diesbezügliche Vereinbarungen wurden beispielsweise bis mindestens 1. Januar 2022 verlängert: die Niederlande haben ihr Steuerabkommen mit Deutschland und Belgien bis Ende März 2022 verlängert und das französisch-belgische Abkommen wurde kürzlich bis Ende Juni 2022 verlängert.

In jedem Fall ist es ratsam, jede grenzüberschreitende Personalakte diesbezüglich regelmäßig zu überprüfen. Dies ist besonders wichtig, wenn sich etwas an der Lebens- oder Arbeitssituation ändert, um spätere Fehler und Korrekturen zu vermeiden.